Cilegon |detektifinvestigasigwi.com- Pemerintah Kota Cilegon terus memperkuat tata kelola administrasi pemerintahan melalui peningkatan kualitas pengelolaan arsip di seluruh perangkat daerah. Upaya tersebut diwujudkan melalui kegiatan Bimbingan Teknis (Bimtek) Pengelolaan Arsip yang digelar Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Cilegon, Rabu (18/12/2025), di Aula DPK Cilegon.
Kegiatan ini diikuti oleh pengelola arsip dari berbagai Organisasi Perangkat Daerah (OPD), sekolah, kecamatan, Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), serta perwakilan organisasi kemasyarakatan dan organisasi politik. Bimtek bertujuan meningkatkan pemahaman dan kompetensi peserta dalam menerapkan sistem kearsipan yang tertib, aman, dan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Cilegon, Dra. Hj. Ismatullah, S.Pd., M.Pd., menyampaikan bahwa arsip memiliki peran strategis dalam penyelenggaraan pemerintahan. Arsip tidak hanya menjadi bukti administrasi, tetapi juga memiliki nilai hukum dan historis yang sangat penting.
Ia menegaskan, pengelolaan arsip harus berpedoman pada empat pilar utama kearsipan, yakni Tata Naskah Dinas, Pola Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, serta Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip.
“Empat pilar ini menjadi fondasi dalam mewujudkan pengelolaan arsip yang tertib dan dapat dipertanggungjawabkan. Tanpa pemahaman yang baik, arsip justru dapat menjadi sumber persoalan di kemudian hari,” ujarnya.
Sementara itu, Kepala Bidang Kearsipan DPK Kota Cilegon, Hj. E.M. Rohaemi, S.H., M.M., menjelaskan bahwa bimtek juga membahas secara komprehensif siklus hidup arsip, mulai dari penciptaan hingga penyusutan arsip. Ia menekankan bahwa pemusnahan arsip tidak boleh dilakukan secara sembarangan, melainkan harus mengikuti prosedur yang sah sesuai ketentuan yang berlaku.
“Arsip sering kali menjadi alat bukti dalam persoalan hukum dan administrasi. Oleh karena itu, pengelola arsip harus memahami mana arsip yang wajib disimpan permanen dan mana yang dapat dimusnahkan setelah masa retensinya berakhir,” jelasnya.
Dalam sesi pemaparan materi, Fungsional Arsiparis DPK Kota Cilegon, Widowati, S.Str.Ars, mengungkapkan masih ditemukannya ketidaksesuaian dalam penerapan tata naskah dinas di sejumlah instansi. Padahal, Kota Cilegon telah memiliki Pedoman Tata Naskah Dinas yang diatur melalui Peraturan Wali Kota Cilegon Nomor 25 Tahun 2023.
Menurutnya, kesalahan dalam format, penomoran, maupun penandatanganan surat dinas dapat berdampak pada keabsahan dokumen dan membuka celah terjadinya penyalahgunaan arsip.
Melalui kegiatan bimtek ini, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan berharap para peserta dapat mengimplementasikan sistem kearsipan yang lebih tertib di unit kerja masing-masing serta menjadi penggerak dalam menumbuhkan budaya sadar arsip di lingkungan Pemerintah Kota Cilegon.
Penguatan kearsipan tersebut dinilai sebagai salah satu langkah strategis dalam mendukung terwujudnya pemerintahan yang transparan, akuntabel, dan profesional.
(Red)
